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内部审计实务指南第4号——高校内部审计 科研管理内部控制审计(第二章第四节)

作者佚名    文章来源:本站原创    更新时间:2018年03月12日 10:40 

 

    第二十八条  科研管理内部控制审计是指内部审计机构为保证学校科研资金(包括横向科研和纵向科研)和知识产权的安全完整、降低学校科研风险、保证学校遵守科研管理法规制度和提高学校科研资金、资产、资源使用效益,而对学校科研管理内部控制体系的健全性和有效性进行的分析、测试和评价活动。

    第二十九条  科研管理内部控制审计应获取的资料主要有:

    (一)科研管理机构及科研相关单位的岗位职责、工作手册;

    (二)科研申报、立项、实施、结题等制度或程序性文件;

    (三)各类科研经费管理制度;

    (四)科技合同管理制度;

    (五)科技成果鉴定、验收(评审)、奖励制度;

    (六)知识产权管理制度;

    (七)科研经费收支报表、账簿、凭证等会计资料;

    (八)各类科研项目档案,包括申报文件、合同书(任务书)、实施过程记录、科研成果文件等等;

    (九)其他有关资料。

    第三十条  科研管理内部控制审计的内容主要有:

    (一)科研管理的控制环境

    1、学校是否有明确的中长期科研发展规划或目标,并有具体可行的操作计划;

    2、管理层的分工是否明确,是否严格在授权范围内处理相关事项,分管领导不能处理相关事项时,是否授权其他领导进行处理,授权范围及期限是否明确;

    3、是否贯彻科研廉政责任制,是否在科研管理过程中贯彻遵纪守法思想,并制订了惩防措施;

    4、科研管理机构职责是否明确,与校内相关部门、院系等单位之间的科研管理职责划分是否合理;

    5、科研管理机构和校内相关部门、院系等单位的科研管理岗位设置是否合理,各岗位工作人员是否明确自身职责,是否胜任;

    6、科研管理机构是否针对各类科研管理业务制定了完整的业务流程,并能让校内相关部门、单位和人员知悉;

    7、是否依照有关程序对员工进行招聘和培训;

    8、各项科研管理规章制度是否健全,奖惩措施是否得当;

    9、学校是否定期组织人员对校内相关部门、院系等单位的科研管理情况进行检查评估,成效如何;

    10、学校是否有科研人员科研业绩考核评价制度或措施,执行情况如何;是否有完善的考核评价信息系统;

    11、是否制订了从业人员职业道德规范,职业道德规范的内容是否明确、切实可行,并得到有效执行。

    (二)科研管理的风险管理

    1、是否对不同的科研管理业务建立了不同的风险管理目标,风险管理目标是否明确并切实可行;

    2、是否采取措施加强对随意编报科研预算、挤占挪用科研经费进行管理;

    3、是否建立定期或不定期的风险评估机制,对风险的考虑是否全面;

    4、是否建立风险预警机制或风险预案,对风险的管理是否灵活有效。

    (三)科研管理的控制活动

    1、合作

    (1)对横向科研合作与纵向科研合作是否制订了不同的管理措施;

    (2)科研合作是否都签订了相关协议,责权利是否明确;

    (3)重大的科研合作合同是否经过审批;

    (4)是否建立科研合作协调机制,是否对科研合作各方的科研进度进行协调;

    (5)对外科研合作拨款是否严格按合同执行,并取得合作单位收款收据;

    (6)是否收取科研合作费用,科研费用的收取是否按相关合同执行;

    (7)科研合作经费支出是否按预算或科研合作合同执行,科研经费支出是否与其他支出相区别。

    2、项目调整

    (1)是否制订项目调整审批流程,该流程是否切实可行;

    (2)项目的调整是否有充足的理由,是否得到原审批机关的批准;

    (3)项目调整方案是否与原审批文件一起归档保存;

    (4)项目调整方案涉及到科研资金追加的,追加资金是否得到落实;

    (5)项目调整方案涉及到减少科研资金的,节省的科研资金是否按有关规定进行了处理。

    3、基地建设

    (1)学校成立科研机构,是否有制度规定,明确指导方针、成立条件和审批程序;执行情况如何;

    (2)学校是否有与科研发展规划或目标相适应的实验室重点建设计划;是否制定重点建设实验室的申请、遴选、审批制度,是否有建设经费的使用和管理办法、建设验收的管理办法或措施,执行情况如何;

    (3)拟进行的实验室重点建设项目是否经过可行性论证,相关的科研人员、建设经费、房屋及水电等资源保障是否充分;

    (4)学校是否有检查和评估实验室等各类科研机构的制度或措施,明确评估标准、办法和程序;执行情况如何

(5)学校是否有实验室设备管理制度,执行情况如何;各类实验室是否有适当的实验技术人员管理仪器设备,各类仪器设备的管理责任是否落实到人;学校是否有仪器设备使用效益的管理评价办法,执行情况如何;是否有机构负责仪器设备的调配,调配效果如何;

    (6)国家、部级重点实验室是否有相对独立的人事权和财务权,制定了完善的资产、经费、课题等建设和管理制度;是否按规定成立了建设管理委员会、学术委员会等机构,形成了完善的学校领导下的主任负责制,并按规定配备专职副主任和专职秘书;

    (7)学校是否按建设项目任务书的要求安排国家、部级重点实验室的建设配套资金和必要的运行费用;其建设经费是否按规定主要用于先进仪器设备的购置,仪器设备的更新是否纳入学校的重点建设范畴;是否按规定设立主任基金和开放课题研究基金,并按规定使用;财务管理制度是否健全,财务机构的核算和管理是否规范。

    4、验收

    (1)学校是否有科研成果鉴定、项目验收(评审)和结题的管理办法,具体规定科研成果鉴定、项目验收(评审)和结题的工作程序和要求,是否严格按程序和要求执行;

    (2)按照制度规定需要进行成果鉴定或验收(评审)的科研项目,科研管理机构是否按规定组织鉴定或验收(评审);

    (3)项目结束后,项目负责人是否及时向科研管理机构提交结题申请和最终成果;经过鉴定或验收(评审)的,是否提交鉴定文件或验收报告(评审文件);

    (4)所有结题的横向课题是否都有结题报告,并报科研管理机构备案;结题报告是否经所在校内单位、科研管理机构审查,并加盖所在校内单位、科研管理机构和学校法人印章;

    (5)学校是否有完善的科研档案管理制度;所有结题的科研项目,科研管理机构能否及时归档;应由校内相关部门、院系等单位提供的科研档案,提供单位是否对档案材料进行了认真审查、核实;项目所有的实验报告、记录、图纸、手稿等原始资料是否齐备;

    (6)验收结束后的科研项目资金是否按规定进行处理,是否按规定进行上缴,是否作为发展基金补充事业发展基金的不足,有无将结余资金发放奖金津贴现象。

    5、成果管理

    (1)学校是否有科研成果审核登记制度,明确科研成果审核登记的程序和要求,执行情况如何;

    (2)科研管理机构是否有统一的申报和登记文件,统一登记管理学校取得的科研成果;学校工作人员和学生取得的科研成果,以及校外人员以学校名义取得的科研成果,报送前是否都经所在部门、院系等单位审核批准;

    (3)学校是否有完善的科研成果奖励制度,详细规定申报条件、申报程序和评审办法,执行情况如何;

    (4)学校是否制定知识产权管理制度,明确相关人员在各种条件下取得的知识产权的产权归属,执行情况如何;制度制订是否符合国家相关法规、制度的规定;

    (5)项目负责人在科研管理中所作的职务发明创造和形成的职务技术成果,是否及时向科研管理机构提出申请专利的书面文件;科研管理机构是否对其提供的材料进行严格审查,可申请专利的及时申请专利,不宜申请专利的采取措施保护;

    (6)学校下属单位对外进行知识产权转让或许可使用,相关协议是否经科研管理机构审查,并报学校批准;校内单位与外单位或个人开展合作科研,涉及知识产权转让或许可使用的,合作双方是否依法签订合同,知识产权的权属及双方权利义务是否规定明确;学校取得的知识产权转让或许可使用收入是否纳入学校财务统一核算与管理;

    (7)学校教职工或学生申请非职务专利,登记非职务计算机软件,进行非职务知识产权转让或许可使用的,是否都向科研管理机构申报,科研管理机构是否予以认真审查;

    (8)学校是否有促进科技成果转化的制度或措施,执行情况如何;

    (9)学校是否有畅通的沟通渠道,及时获得申报科技成果奖励的信息,并及时使校内相关单位和个人知悉;

    (10)申报奖励的成果是否已经鉴定或验收,是否已在科研管理机构登记;奖励申请是否经所在单位审核并签署意见,经科研管理机构审批,由科研管理机构代表学校统一申报;

    (11)学校所属单位或个人以剽窃、纂改、非法占有等方式侵害他人科研成果,私自转让或许可使用学校知识产权,泄露学校技术秘密,学校是否制定处罚措施,执行情况如何;

    (12)学校是否设置有专门用途的专利基金,用途是否明确,是否按规定的用途进行使用。

    6、科研经费管理

(1)所有科研项目经费是否都统一在财务机构管理,且按项目设立专门账号或明细科目进行收支核算;

    (2)学校是否有合理的经费到账通知凭证,在科研管理机构、财务机构、项目所在单位及项目负责人之间流转,确认、证明和记录已进账的科研经费;流转程序是否合理,流转凭证是否统一编号;

    (3)科研经费不按规定及时到账的,科研管理机构是否积极组织项目负责人进行协调;需要学校配套资金的项目,学校是否按规定拨付配套资金;

    (4)财务机构能否提供各项目经费具体收支情况的查询服务,能否定期向科研管理机构、项目所在单位提供科研项目经费收支情况的报告;

    (5)科研经费支出是否经项目负责人和所在单位授权的人员签字批准;重大、特殊科研经费支出或向外单位转出科研经费是否按规定经项目所在单位、科研管理机构和财务机构授权的人员签字批准;向外单位转出科研经费是否有合理理由,并有合同等有效财务凭据;

    (6)学校是否建立和完善全额成本核算制度,并制定了科研经费管理办法,对从各类科研经费中提取管理费、条件占用费,支出固定资产购置费、人员费等进行具体规定,执行情况如何;学校从科研经费中提取管理费、条件占用费的办法是否符合国家的规定;

    (7)科研经费是否按照法规、制度或合同规定使用,纵向科研经费未用于罚款、捐款、赞助、投资、福利等国家规定禁止列支的支出;

    (8)用科研经费购置的固定资产是否纳入学校资产进行管理,或按合同规定处理;按合同规定处理的,是否取得合同对方的确认,无损害学校利益的行为;

    (9)学校是否设置控制措施,保证科研经费不超预算;

    (10)学校是否经常委托社会审计或内部审计对各类科研经费进行专门审计;

    (11)学校是否有科研经费结账管理办法,明确项目结账时间和剩余经费的用途,执行情况如何;

    (12)所有结题项目的经费决算报表是否都经学校财务机构的审核并签章,按规定需内部审计机构审签的,是否都经内部审计机构审签;

    (13)科研项目结题后,是否有书面文件通知财务机构办理结账手续;学校财务是否按规定及时办理结账手续。

    (四)科研管理的信息与沟通

    1、重大决策是否形成会议记录,会议记录是否完整;

 2、各项制度及签订的各项协议是否装订成册,是否根据情况变化及时进行修订;

    3、是否有科研管理信息系统,科研管理信息系统与财务信息系统是否完善,是否安全可靠,两个信息系统是否进行数据共享;

    4、各项信息录入流程是否清晰,修改是否得到授权,对有关信息的接触是否制订了限制规定;

    5、科研管理信息系统与财务信息系统是否定期形成一定的报表,报表内容的设计是否合理,是否将上述报表报送相关人员;

    6、是否依据相关规定和程序进行信息公开。

    (五)科研管理的监督

    1、是否定期不定期的对科研管理中的控制环境、风险管理、控制活动、信息与沟通中的相关内容进行评估;

    2、评估的内容是否全面、充分并突出重点,评估的目标是否着眼于内容控制体系的健全、有效;

    3、是否根据评估结果对科研管理中的相关内容加以改进,并对改进的内容进一步评估,在评估的基础上进一步改进,形成一种良性循环机制;

    4、是否将财务部门、资产管理部门等相关部门的检查处理意见及时落实到位。

    第三十一条  科研管理内部控制审计主要采用观察作业现场、询问相关人员、审阅科研档案、审查科研经费收支会计资料、研究分析科研管理制度、对科研管理流程进行穿行测试等方法对内部控制进行了解和测试。

    第三十二条  通过对科研管理内部控制的了解、记录和对科研管理内部控制的多项测试后,审计人员应在审计报告中对科研管理内部控制设计的健全性和是否有效运行做出评价,说明内部控制薄弱环节及风险因素,并提出改进措施。

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